En location meublée, il existe deux moyens pour le propriétaire de récupérer auprès de son locataire le montant des charges dont il est redevable : la provision sur charges, aussi appelée les charges réelles, qui est la méthode la plus utilisée, et le forfait de charges. Chacune de ces options dispose de ses avantages et inconvénients, que nous vous présentons dans cet article afin que vous puissiez faire le bon choix pour votre activité de location meublée.
En location meublée, une bonne partie des charges locatives relatives à l’occupation du bien, ainsi qu’à l’entretien des parties communes sont récupérables auprès du locataire, selon la méthode choisie par le bailleur.
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Il s’agit de la méthode la plus utilisée en matière de récupération des charges locatives par le propriétaire, et dont le fonctionnement est prévu par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
Pour le présenter simplement, ce mode de récupération des charges locatives entraîne le paiement par le locataire, en plus du montant du loyer, d’une somme appelée la « provision sur charges ». On parle alors généralement de loyer charges comprises, et c’est bien souvent cette somme qui est indiqué dans les annonces de mise en location.
Chaque mois, en même temps qu’il paye le loyer, le locataire verse donc un certain montant au propriétaire du bien, montant qui vise à couvrir le coût des charges récupérables, dont le propriétaire s’acquitte et qu’il récupère ensuite auprès du locataire.
Toutefois, et pour assurer que propriétaire et locataire s’acquittent effectivement des dépenses qui ont été entreprises, il convient de procéder annuellement à une régularisation annuelle des charges locatives.
Ainsi, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.
Selon le résultat de ce décompte, deux options sont possibles.
Dans le cas où le total des charges locatives versées en provision dépasse le montant réellement supporté par le propriétaire, ce sera au bailleur de rembourser le trop-perçu au locataire. À ce sujet, il est important de noter que le montant doit être évalué au prorata du temps d’occupation pour une location débutée en cours d’année.
Dans le cas contraire, à savoir celui où le coût des charges est plus élevé que la somme des provisions versées par le locataire, au besoin calculé au prorata pour une location en cours d’année, ce sera au locataire de payer la différence.
Ainsi, propriétaire et locataire s’acquittent des charges pour la somme exacte dont ils sont chacun redevables, d’où l’autre nom de cette méthode de paiement des charges : les « charges réelles ».
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Il s’agit d’une option moins connue de récupération des charges, d’une part parce qu’elle est spécifique aux locations meublées, et d’autre part car elle est plus récente que la précédente. En effet, la possibilité pour le bailleur de recourir au forfait de charges été ajoutée à la loi du 6 juillet 1989 par l’article 8 de la loi ALUR du 24 mars 2014. Elle est aujourd’hui organisée par l’alinéa 2 de l’article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989.
Là encore, les charges locatives sont versées tous les mois, mais il s’agit ici d’un forfait. Autrement dit, aucun complément ou régularisation ne pourra avoir lieu ultérieurement quel que soit le décompte annuel. Locataire comme propriétaire ne pourront donc demander ni remboursement, ni complément.
En location meublée, la plupart des charges sont supportées par le locataire, mais uniquement pendant le temps réel d’occupation couvert par le contrat de bail. Ainsi, un bailleur n’a pas la possibilité de demander à son locataire de s’acquitter de charges locatives alors qu’il a effectivement mis fin au bail. C’est la raison pour laquelle, dans le cas d’une provision sur charges, le calcul des charges récupérables doit toujours se faire au prorata du temps d’occupation, car en location meublée de longue durée, il est souvent rare que les locataires quittent les lieux exactement à la date d’échéance.
À noter :
Dans le cas du départ du locataire, ce dernier est tenu au paiement du loyer et des charges pendant toute la durée du préavis, qui est d’un moins en location meublée, et ce même s’il quitte effectivement le logement avant la fin du préavis, à moins que le logement ne soit reloué entretemps. Au contraire, dans le cas d’un congé donné par le propriétaire, le locataire ne sera redevable des charges que pour la période pendant laquelle il a effectivement occupé le logement. S’il le quitte avant l’expiration du délai de préavis, le propriétaire ne pourra lui demander de s’acquitter des charges correspondant au reste de la période de préavis.
Pour pouvoir être en mesure de faire le bon choix entre les charges forfaitaires et les charges réelles, il convient de connaître les avantages et inconvénients de chacune de ces méthodes.
Les charges réelles ont pour avantage une plus grande transparence, puisqu’elles demandent la communication annuelle des décomptes de charges au locataire. De plus, la provision sur charges permet au bailleur d’être assuré que l’intégralité du coût des charges récupérables sera supporté par le locataire qui, quant à lui, sera assuré de payer, justificatifs à l’appui, leur coût exact.
Mais de ces avantages découlent plusieurs inconvénients. Le premier est que cela impose un plus grand formalisme pour le bailleur, qui doit donc communiquer annuellement le décompte de charges à son locataire.
Le second est qu’un locataire peut parfois être peu enclin à payer une régularisation de charges locatives, à plus forte raison si elle est importante. À l’inverse, il pourra être heureux d’apprendre qu’il récupérera une partie de la provision versée au cours de l’année si le calcul est à son avantage.
D’une manière générale, il est donc important de faire de son mieux pour fixer un montant de provision sur charges le plus proche possible de la réalité, en utilisant les chiffres des années précédentes, et ce afin de limiter l’impact de la régularisation sur le locataire ou vous-même. De plus, dans le cas où la demande de régularisation que vous transmettriez à votre locataire serait importante, pensez à discuter avec lui de la meilleure manière d’organiser le paiement.
Le principal avantage du forfait de charges est justement sa stabilité. Pour le propriétaire cela veut dire qu’il n’aura pas à communiquer le décompte des charges au locataire, et pour le locataire c’est une garantie de ne pas avoir à éventuellement s’acquitter d’un complément de charges.
Toutefois, mettre en place des charges forfaitaires expose également le bailleur à devoir supporter un surcoût si le forfait versé par le locataire ne couvre pas l’intégralité des charges. Cela impose donc de calculer au mieux les charges, et si, dans cette situation, les bailleurs peuvent être tentés de gonfler leur montant pour s’assurer que la rentabilité de leur activité ne sera pas impactée, il convient d’agir avec prudence car, comme le précise l’article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989, ce montant ne peut pas être disproportionné par rapport au montant réel des charges.
Ainsi, un locataire pourra se retourner contre son bailleur s’il estime que le montant des charges est disproportionné et demander un remboursement.
À noter :
Dans le cas où vous vous rendriez compte que le forfait de charges est sous-évalué, vous pourrez procéder à une révision du montant du forfait, dans les mêmes conditions qu’une révision du loyer, et à condition que cela soit prévu par le bail.
La répartition des charges peut parfois être source de conflit entre le propriétaire et le locataire, c’est pourquoi, et ce afin de s’assurer que chaque partie comprenne les obligations auxquelles elle est tenue, il peut être intéressant de se tourner du côté de la loi.
En la matière, pour connaître la liste exacte des charges récupérables, il est nécessaire de se référer à l’annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987. Ces dernières sont regroupées en sept grandes catégories :
Pour anticiper d’éventuels conflits quant à la régularisation des charges locatives, il est important de garder plusieurs règles à l’esprit.
Quelle que soit la méthode appliquée pour les charges, provision ou forfait, leur montant doit être justifié par le bailleur.
Pour la provision sur charges, l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que « les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel ».
Pour le forfait de charges, la même précision est apportée dans la rédaction de l’article 25-10 de la même loi : « le montant du forfait de charges est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur en application du même article 23 et peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. Ce montant ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ».
Autrement dit, les charges ne peuvent pas être d’un montant qui excèderait les dépenses réelles de manière trop importante.
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Les deux cas les plus courants en matière de conflit au sujet des charges sont leur montant, et leur récupération une fois que le locataire a quitté les lieux.
Au sujet des charges, il pourra arriver qu’un locataire qui doit s’acquitter d’un forfait de charges conteste cette somme au motif que ce dernier est manifestement disproportionné. Quant au cas de la provision sur charges, la plupart des conflits émanent de la régularisation.
Dans ce cas, il est important d’être en mesure de justifier le montant du forfait de charges, notamment au regard des dépenses des années précédentes, ou, dans le cas des charges au réel, d’être en mesure de fournir un décompte détaillé des dépenses au locataire, décompte qui doit d’ailleurs obligatoirement lui être transmis une fois les comptes de l’année arrêtés.
Si le litige perdure, le propriétaire comme le locataire ont la possibilité de saisir la commission départementale de conciliation avant, en dernier recours, de se tourner vers la justice.
C’est un problème auquel les propriétaires-bailleurs qui recourent aux charges réelles peuvent être confrontés : si le locataire sort des lieux et quitte le logement, il pourra parfois être difficile de lui demander une éventuelle régularisation une fois les comptes de l’année établis.
Pour autant, il existe un moyen de se protéger contre cette possibilité. En effet, et bien que cela soit peu connu des propriétaires, il est possible de conserver une fraction du dépôt de garantie pour payer d’éventuelles charges locatives.
En principe, le montant du dépôt de garantie doit être restitué au locataire dans un délai de deux mois, ou d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée.
Toutefois, lors de la sortie, et si l’immeuble est en copropriété, le propriétaire peut fournir un arrêté des comptes provisoire, sur la base duquel il peut retenir jusqu’à 20% du montant du dépôt de garantie en vue de la régularisation des charges lors du prochain décompte.
Si cette méthode peut permettre au propriétaire-bailleur de se protéger, elle a cependant plusieurs inconvénients :
En tout état de cause, le choix de la méthode à appliquer pour les charges revient au bailleur, et il est important d’identifier la formule la plus appropriée à chaque situation avant de se lancer dans l’activité de location meublée.
Dans le cas du choix d’un forfait de charges, il n’est pas nécessaire d’annexer un document supplémentaire au bail. Toutefois, le montant du forfait, établi sur la base de la liste des charges récupérables et en utilisant les données des années précédentes, doit clairement figurer sur le bail, et ne doit pas être disproportionné par rapport au montant des charges figurant sur le précédent bail.
Cela va dépendre du type de compteur qui est utilisé.
Dans le cas d’un compteur individualisé, c’est le locataire qui va directement payer le coût de sa consommation d’électricité, et ce sera donc son nom qui sera inscrit sur le compteur.
Dans le cas d’un compteur commun, ce qui peut être le cas dans une copropriété où un même propriétaire possède plusieurs logements, ou si l’habitation du locataire est proche de celle du propriétaire, c’est le nom du propriétaire qui figurera sur le compteur. Il supportera alors le paiement des factures, qu’il pourra ensuite récupérer auprès de son locataire.
Article rédigé par Baptiste BOCHART
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