Le formulaire d'état des lieux doit mentionner un descriptif complet du logement à louer, à commencer par le type de logement (appartement ou maison individuelle). Il faut préciser si le logement détient des dépendances, comme une cave, un garage ou un jardin par exemple. Il ne s'agit donc pas d'un simple inventaire du mobilier du logement loué meublé.
Devront également être précisés le type de chauffage et l'état des divers équipements à disposition du locataire (comme l'interphone ou la boite aux lettres). Les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz devront être relevés à l'entrée et à la sortie des lieux du locataire.
Ensuite l'état des lieux doit préciser l'état de chaque élément du logement (murs, sol, plafond...) pièce par pièce (salon, chambre, cuisine, salle de bains...)
Enfin, pour être conforme, le document d'état des lieux doit être signé par les deux parties : le propriétaire et le locataire.
L'état des lieux du logement doit être réalisé en deux exemplaires à l'entrée des lieux du locataire dans le logement et à la sortie du locataire.
A l'entrée des lieux, il doit venir en annexe du contrat de location, ainsi que l'inventaire du mobilier, dans le cadre d'une location meublée.
A la sortie des lieux, il doit être complété et validé par le locataire et le propriétaire pour éviter tout malentendu.
L'état des lieux permet de lister chaque élément qui compose le logement meublé et son état d'usure à l'entrée et la sortie du locataire. Grâce à lui le propriétaire-bailleur peut indiquer si certains éléments de son logement ont subi des dégradations ou bien une usure anormale. En effet, sans état des lieux, la loi considère que le logement a été rendu en bon état et le propriétaire ne pourra pas retenir une partie (ou la totalité) du dépôt de garantie pour se rembourser des dégâts potentiels occasionnés par le locataire.
Si aucun dégât n'est constaté lors de l'état des lieux de sortie, le propriétaire doit restituer la caution au locataire dans un délai d'un mois suivant la sortie des lieux. Si des dégâts ont été constatés lors de la remise des clés, le propriétaire dispose alors de deux mois pour rendre la caution au locataire.