Un dépôt de garantie désigne une somme que le locataire remet au bailleur lors de son entrée dans le logement. S’il se révèle parfois utile, le dépôt de garantie, de par sa vocation à permettre au bailleur de pouvoir compenser les éventuels dégâts locatifs occasionnés par le locataire durant son séjour, est souvent source de litiges. Rien de tel, dans ce cas, que d’être bien renseigné sur toutes les subtilités du dépôt de garantie, et ce afin d’éviter toute contestation ou irrégularité.
Le dépôt de garantie joue un rôle important, en venant protéger les propriétaires-bailleurs contre les dégâts locatifs. Toutefois, puisqu’il n’est pas obligatoire, il est capital de respecter les règles qui entourent sa mise en place au moment de conclure un contrat de location meublée.
En matière de dépôt de garantie, la première chose qu’il est capital de garder à l’esprit est que ce dernier n’est pas obligatoire. En conséquence, sa mention n’est pas expressément prévue par le contrat type défini en Conseil d’Etat pour un bail d’habitation en résidence principale soumis à la loi du 6 juillet 1989.
Toutefois, la loi ALUR a ajouté les règles qui encadrent le fonctionnement du dépôt de garantie à la loi du 6 juillet 1989, qui se trouvent maintenant à l’article 22 de cette même loi.
Il faudra donc penser à l’ajouter soi-même, ou à utiliser un modèle qui l’intègre déjà dans sa rédaction. Attention, le montant précis du dépôt de garantie devra explicitement figurer sur le contrat de bail, et ne pourra sous aucun prétexte être modifié en cours de contrat, ni au moment de son renouvellement.
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À noter : Il est possible de prévoir un dépôt de garantie dans le cas d’un bail meublé de longue durée, ou pour un bail étudiant, mais en aucun cas dans le cadre d’un bail mobilité.
De plus, et cela conformément à l’article 25-6 de la loi du 6 juillet 1989, le montant du dépôt de garantie n’est pas libre, ou, du moins, ne peut pas dépasser un maximum qui, pour la location meublée, est égal à deux fois le montant du loyer hors charges.
À noter : En location nue, le montant maximal du dépôt de garantie n’est que d’un mois de loyer hors charges.
La première chose à savoir au sujet du versement du dépôt de garantie est que ce dernier doit être fait au moment de l’entrée dans les lieux du locataire, autrement dit lors de la remise des clés. Il peut être fait directement au propriétaire, ou à l’agence qui le représente.
Le dépôt de garantie peut être versé sous la forme choisie par les parties : espèces, chèques, ou virement bancaire. Il est toutefois recommandé d’opter pour le chèque ou le virement bancaire.
Bon à savoir : Dans le cas d’un versement en espèces, il est obligatoire de délivrer un reçu au locataire, visant à prouver que la somme remise correspond au montant du dépôt de garantie. Néanmoins, et ce quelle que soit la situation ou le mode de versement, délivrer un reçu au locataire est une bonne pratique qui favorise un bon départ dans la relation contractuelle.
Le conseil JD2M : Dans le cas d’un versement par chèque par le locataire, il est nécessaire d’encaisser ce dernier au plus vite, car cela permet de vérifier que la provision sur le compte est suffisante pour couvrir le montant du dépôt de garantie. De plus, et à plus forte raison dans le cas d’un contrat de location de longue durée, il est nécessaire de garder à l’esprit que la durée de validité d’un chèque est d’un an au maximum, passé ce délai, il ne sera donc plus encaissable.
Et dans le cas d’un virement, qui devra donc être effectué le jour de la remise des clés, il peut être judicieux d’alerter à l’avance son locataire. En effet, la durée d’enregistrement de votre RIB par sa banque peut être plus ou moins long, et il sera donc nécessaire d’anticiper ce délai supplémentaire afin d’éviter tout blocage le jour du versement.
En matière de restitution du dépôt de garantie au locataire, des règles strictes s’appliquent quant au délai de restitution, qui sera différent en fonction de la conformité de l’état des lieux d’entrée avec l’état des lieux de sortie.
Dans le cas où l’état des lieux d’entrée est conforme à l’état des lieux de sortie, autrement dit si aucune dégradation justifiant une retenue sur le dépôt de garantie n’a été constatée, le délai dont le propriétaire dispose pour restituer le dépôt de garantie est d’un mois.
Dans le cas contraire, soit quand l’état des lieux d’entrée et de sortie ne sont pas conformes, le délai de restitution est porté à deux mois.
Même en cas d’état des lieux de sortie du locataire conforme à l’état des lieux d’entrée, il est possible pour le propriétaire de conserver une fraction du dépôt de garantie, et ce pendant plus d’un mois.
Cette possibilité correspond au cas dans lequel le bailleur a opté pour la méthode de la provision sur charges, aussi appelée la méthode des charges réelles.
En effet, dans cette situation, il est rare que la sortie des lieux se fasse en même temps que le décompte annuel des charges, ce qui veut dire que vous ne saurez pas encore si vous devrez vous livrer à une éventuelle régularisation, qu’il pourrait être difficile de demander au locataire une fois ce dernier sorti des lieux.
Pour autant, il existe un moyen de se protéger contre cette éventualité. En effet, et bien que cela soit peu connu des propriétaires, il est possible de conserver une fraction du dépôt de garantie pour payer d’éventuelles charges locatives, comme le rappelle Aurélie Travers, conseillère experte JD2M :
« Lors de la sortie du locataire, et si l’immeuble est en copropriété, le propriétaire peut fournir un arrêté des comptes provisoire, sur la base duquel il peut retenir jusqu’à 20% du montant du dépôt de garantie en vue de la régularisation des charges lors du prochain décompte. »
Si cette méthode peut permettre au propriétaire-bailleur de se protéger, elle a cependant plusieurs inconvénients :
Le dépôt de garantie doit être restitué soit par le propriétaire, soit par l’agence immobilière, selon s’il a été remis à l’un ou à l’autre. De plus, en cas de changement de propriétaire, ce qui sera le cas si le logement a été vendu ou cédé à titre gratuit, c’est le nouveau propriétaire qui doit restituer le dépôt de garantie. Il en est de même si un changement d’agence immobilière est opéré en cours de bail. Dans ce cas, c’est la nouvelle agence devra restituer le dépôt de garantie.
En cas de manquement du propriétaire à ses obligations de restitution du dépôt de garantie, le locataire a alors la possibilité de le mettre en demeure de le restituer, en ajoutant à son montant initial une somme égale à 10% du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
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C’est une question qui se pose souvent lorsque l’on aborde le sujet du dépôt de garantie, à savoir quelles sont les sommes dont la retenue sur ce dépôt sont considérées comme justifiées.
La question de l’imputabilité des loyers impayés sur le dépôt de garantie peut parfois se révéler épineuse, et donner lieu à quelques approximations et discours contradictoires. Essayons donc d’y voir plus clair.
Une retenue sur le dépôt de garantie est censée permettre au bailleur de conserver les sommes que le locataire lui doit encore. Or, un impayé de loyer non soldé au moment de la remise des clés constitue bien une somme que le locataire doit au bailleur, et peut donc faire l’objet d’une retenue sur le dépôt de garantie.
Toutefois, ce qu’il n’est pas possible de faire est de considérer directement le dépôt de garantie comme un loyer à part entière, en début comme en fin de bail.
Toute dégradation commise par le locataire dans le logement peut faire l’objet d’une retenue sur le dépôt de garantie.
Attention, il est toutefois nécessaire de ne pas confondre usure naturelle et dégradation. Ainsi, exiger systématiquement que le locataire rende un logement remis à neuf constitue une forme d’abus, car c’est au propriétaire de supporter les coûts entraînés par l’usure naturelle.
Dans le cas où l’état des lieux de sortie du locataire montrerait un logement rendu en mauvais état de propreté ou avec des éléments abîmés, tous les frais occasionnés par le nettoyage ou la remise en état pourront être prélevés sur le dépôt de garantie.
Attention, les retenues faites au titre de la remise en état du logement ne pourront être effectuées que si la charge du maintien en bon état de l’élément concerné était effectivement à la charge du locataire.
Il pourra notamment s’agir de réparations locatives, que l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 met à charge du locataire, qui n’auraient pas été effectuées pendant le temps d’occupation du bien alors qu’elles auraient dû l’être.
Mais attention, le bailleur est, quant à lui, tenu aux réparations « autres que locatives », comme cela est rappelé à l’article 6 de cette même loi. En conséquence, aucune retenue sur le dépôt de garantie ne pourra être effectuée pour des réparations qui sont normalement à la charge du propriétaire-bailleur, à moins bien sûr de prouver que les dommages occasionnés sont directement liés à une faute commise par le locataire.
À noter : Pour mieux vous y retrouver entre les différentes obligations, vous pouvez aller consulter l’annexe du décret n°87-712 du 26 août 1987.
Dans les cas où des dommages locatifs ont été occasionnés par le locataire, nombreux sont les propriétaires qui s’interrogent sur la meilleure manière de calculer le montant qu’il leur est possible de retenir sur le dépôt de garantie ainsi que sur les exigences légales en matière de justification de la retenue.
Si certains propriétaires-bailleurs se posent la question, il est important de rappeler qu’il n’existe pas de plafond pour la retenue sur le dépôt de garantie. Ainsi, si les circonstances l’exigent, l’intégralité du dépôt de garantie peut être conservé, voire des sommes supplémentaires réclamées au locataire si le montant de dépôt de garantie ne permet pas de couvrir tous les dommages causés au logement. La clé résidant ici dans la capacité du propriétaire à justifier valablement le montant demandé.
En cas de dommage, il ne sera pas toujours possible de retenir l’intégralité de la somme figurant sur la facture et le devis. Cela sera déterminé en fonction de la nature de l’opération qu’il est nécessaire de réaliser : à savoir s’agit-il d’une opération d’entretien ou de réparation, ou d’une opération de remplacement.
Dans le cas où le locataire aurait manqué à ses obligations en matière d’entretien du logement ou de réparations qui lui incombent, le propriétaire-bailleur peut retenir l’intégralité du montant figurant sur la facture ou le devis, puisque cette opération vise uniquement à pouvoir remettre l’élément en question dans un état dans lequel le locataire aurait dû le maintenir.
Mais dans le cas où il est nécessaire de remplacer un élément du logement, il ne sera pas toujours possible de retenir l’intégralité du prix. La raison est simple : remplacer un élément revient à installer un équivalent neuf. Or, le prix de l’équipement neuf n’a que peu de chances de correspondre à celui du précédent équipement endommagé par le locataire, qui avait toutes les chances d’être plus ancien.
Ainsi, confrontés à ces situations, les bailleurs ont tout intérêt à recourir à une grille de vétusté afin de savoir quel abattement appliquer en fonction de l’ancienneté de l’élément ou équipement concernés.
Le point de droit : En matière d’utilisation d’une grille de vétusté, l’article 4 du décret n°2016-382 du 30 mars 2016 précise que les parties peuvent choisir une grille de vétusté parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif, même si le logement n’est pas lui-même concerné par l’accord en question. De plus, il est indiqué que la grille utilisée doit, au minimum, définir « pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire ».
La première justification indispensable pour effectuer une retenue de garantie est l’état des lieux de sortie, car c’est le document qui permet d’attester une différence entre le moment de l’entrée dans les lieux du locataire et son départ. Ainsi, aucune retenue ne pourra être effectuée pour un élément pour lequel l’état des lieux d’entrée et de sortie est identique.
Ensuite, vous devrez fournir certains documents afin de justifier les montants retenus. Or, en la matière, il est important de noter que fournir une facture n’est pas obligatoire. S’il s’agit bien évidemment d’un justificatif valable, un devis peut également être utilisé.
En effet, ce qui compte en matière de retenue sur le dépôt de garantie est la justification du montant conservé par le propriétaire-bailleur, et non la preuve de l’exécution réelle des travaux dans le logement. Ce principe a été plusieurs fois rappelé par la justice, la 3e chambre civile de la Cour de cassation rappelant notamment, dans un arrêt rendu le 3 avril 2001, que « l'indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à la preuve de l'exécution par celui-ci des travaux dont il demande réparation », position confirmée par quelques années plus tard, lorsque, dans un arrêt du 2 octobre 2007, la 3e chambre civile de la cour de cassation, a réaffirmé que « l'indemnisation du bailleur n'est pas subordonnée à l'exécution des réparations locatives ».
Le fait de retenir une partie du dépôt de garantie peut parfois être à l’origine de tensions entre le propriétaire-bailleur et le locataire sortant, raison pour laquelle il est important de savoir comment procéder.
En cas de litige vous opposant à votre locataire concernant les montants retenus ou réclamés au titre des dommages locatifs, il est bien évidemment important de faire prévaloir la communication en premier lieu, par téléphone, e-mail ou lettre. Ainsi, de nombreux litiges peuvent bien souvent être résolus en faisant preuve d’écoute, ou de flexibilité.
Ainsi, dans le cas où une somme supplémentaire serait demandée en plus du montant de garantie déjà retenu, proposer un échéancier de paiement ou d’autres adaptations est souvent de nature à débloquer de nombreuses situations.
Toutefois, en cas d’impossibilité à faire avancer la situation, car aucun accord ne peut être trouvé entre propriétaire et locataire, ou en raison du silence de l’une des parties, il sera possible de saisir la commission départementale de conciliation, qui tentera elle aussi de parvenir à une solution. En cas de nouvel échec, c’est alors vers la justice qu’il faudra se tourner.
Il n’existe pas de délai particulier pour accomplir les démarches, si ce n’est celui de 3 ans, qui est la durée de prescription pour toute action dérivant d’un contrat de bail, délai qui, en vertu des dispositions de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, commence à courir « à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits qui lui permettent d’exercer ce droit ».
Il faudra donc entreprendre les démarches nécessaires dans un délai de 3 ans afin d’éviter de perdre toute possibilité de recours.
Tout propriétaire-bailleur a donc intérêt, lorsque cela est possible, de prévoir la remise d’un dépôt de garantie dans le bail de location, et cela afin de sécuriser davantage son bien et les équipements qui s’y trouvent. Toutefois, le cas échéant, il est tout aussi important de bien respecter toutes les règles relatives au dépôt de garantie et aux éventuelles retenues, afin d’éviter tout litige avec le locataire sortant.
La réponse de Mallory Boutron, diplômée d’expertise comptable et directrice du cabinet comptable ELM Conseil :
« Dans le cas où des sommes sont retenues sur le dépôt de garantie, voire demandées en supplément, au titre des dommages locatifs, il est important de garder à l’esprit que ces dernières sont imposables, et donc qu’elles doivent être intégrées au chiffre d’affaires annuel de l’activité. Il faudra donc penser à les prendre en compte au moment d’établir votre déclaration de revenus de location meublée, tout en gardant à l'esprit que ces dépenses, qui seront normalement des dépenses de remise en état, sont déductibles. »
Article rédigé par Baptiste BOCHART
