Par Stéfano Demari, président de JD2M
L'essentiel :
Chaque année, les charges récupérables sur locataire reviennent sur la table : provisions à ajuster, décomptes à envoyer, justificatifs à archiver, régularisation à effectuer dans les délais… Pour un propriétaire, la gestion de ces postes est à la fois récurrente, encadrée par la loi et source fréquente de litiges si elle est mal maîtrisée.
Il vous incombe de distinguer les charges imputables au locataire, de calculer correctement les provisions et de respecter les procédures de régularisation. Cet article passe en revue, point par point, la liste complète et les règles à connaître.
Les charges récupérables sur locataire sont définies par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, toujours en vigueur. Ce décret fixe, dans son annexe, la liste limitative des charges imputables au locataire, aussi bien en location nue qu'en location meublée.
Ces dépenses se regroupent en trois grandes natures : les services rendus liés à l'usage du logement et de l'immeuble, les dépenses d'entretien courant et de menues réparations des parties communes, ainsi que les taxes locatives comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. La liste du décret les détaille en huit rubriques.
La distinction entre charges récupérables et non récupérables est centrale. Les premières concernent des dépenses liées à l'usage courant du logement, par exemple le chauffage collectif, l'entretien de l'ascenseur ou le nettoyage des parties communes.
Les secondes, au contraire, relèvent du propriétaire : gros travaux de réparation, honoraires de gestion, ravalement de façade ou remplacement d'équipements. Une régularisation annuelle, accompagnée des justificatifs de charges, permet de clarifier cette répartition.
| Poste | Récupérable sur le locataire | À la charge du propriétaire |
|---|---|---|
| Ascenseur | Électricité, entretien courant, menues réparations | Remplacement ou modernisation de l'appareil |
| Eau et chauffage collectif | Consommations, combustible, entretien courant, relevé des compteurs | Remplacement de la chaudière collective ou des canalisations |
| Parties communes et espaces verts | Électricité, nettoyage, entretien courant, jardinage | Ravalement, réfection, réaménagement |
| Taxes et redevances | TEOM, taxe de balayage, redevance d'assainissement | Taxe foncière |
| Gestion et assurances | Aucune | Honoraires de syndic et de gestion, assurance de l'immeuble, assurance PNO |
Le décret de 1987 ne mentionne pas expressément certains équipements désormais fréquents, comme les bornes de recharge électrique, les systèmes de ventilation double flux ou certains dispositifs connectés de chauffage. La récupérabilité de leurs frais d'entretien peut donc prêter à discussion, la liste du décret étant d'interprétation stricte.
De plus, les travaux de rénovation énergétique peuvent générer de nouveaux frais d'entretien que le propriétaire ne peut pas toujours récupérer. En cas de doute, il est prudent de ne refacturer que les dépenses clairement rattachables à une rubrique du décret.
Bon à savoir :
Les charges non récupérables supportées par le bailleur peuvent, sous conditions, être déduites au régime réel. Découvrez l'ensemble des charges déductibles en location meublée au régime réel et les dépenses amortissables en LMNP.
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Les + :
Le décret n° 87-713 établit une liste exhaustive des charges récupérables sur locataire. Elle permet de sécuriser la relation bailleur-locataire en évitant les abus et en fixant des catégories précises de dépenses refacturables.
Le coût de fonctionnement des ascenseurs et monte-charges constitue une charge récupérable classique. Le bailleur peut refacturer au locataire l'électricité nécessaire au fonctionnement, l'entretien courant prévu par contrat ainsi que les menues réparations.
En revanche, le remplacement complet d'un ascenseur reste à la charge du propriétaire, car il s'agit d'une dépense non récupérable.
Le locataire participe aux frais liés à sa consommation d'eau ainsi qu'aux dépenses de chauffage collectif. Cela inclut l'électricité et le combustible nécessaires, l'entretien courant des installations (chaudière collective, canalisations) ainsi que les contrôles obligatoires. En logement équipé d'une chaudière individuelle, son entretien annuel relève également du locataire.
La répartition s'effectue en général selon les relevés de compteurs ou, à défaut, selon la clé de répartition prévue (surface, tantièmes).
Les charges relatives aux parties communes comprennent l'éclairage des couloirs, escaliers ou halls, l'entretien courant des sols et murs ainsi que le nettoyage régulier. Certaines opérations d'hygiène, comme la dératisation ou la désinsectisation des parties communes, figurent aussi dans la liste.
Le coût des produits, de la main-d'œuvre et de l'électricité est récupérable, dès lors qu'il s'agit d'un usage courant et non de gros travaux.
Les frais de jardinage, d'entretien des espaces verts, d'arrosage, de désherbage ou de remplacement de plantes usées sont imputables au locataire.
De même, l'entretien des aires de jeux ou des parkings extérieurs, lorsqu'ils sont communs, relève des charges récupérables. Les dépenses exceptionnelles de réaménagement, elles, restent au propriétaire.
Quelle que soit la liste applicable, le mode de récupération des charges (provisions ou forfait) et leur répartition doivent être clairement prévus dès la rédaction du bail.
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Au-delà des dépenses d'entretien et de fonctionnement, certaines taxes et redevances locales figurent dans la liste des charges récupérables sur locataire fixée par le décret n° 87-713.
La TEOM figure sur l'avis de taxe foncière payé par le propriétaire. Elle peut être récupérée sur le locataire car elle finance directement le service d'enlèvement des déchets.
Son montant est fixé par la collectivité compétente, généralement en fonction de la valeur locative cadastrale du logement. La récupération porte en principe sur la TEOM proprement dite, et non sur les frais de gestion qui l'accompagnent sur l'avis d'imposition.
La taxe de balayage, appliquée dans certaines communes, correspond au nettoyage des voies publiques devant l'immeuble.
La redevance d'assainissement couvre quant à elle la collecte et le traitement des eaux usées. Ces deux prélèvements sont récupérables auprès du locataire dès lors qu'ils apparaissent sur les factures ou avis correspondants.
Les frais liés au personnel d'immeuble dépendent de son statut. Pour un employé d'immeuble, la rémunération et les charges sociales sont en principe récupérables en totalité lorsqu'il assure l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets.
Pour un gardien ou concierge, la récupération est limitée : 75 % si le salarié assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, 40 % s'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches. Le reste demeure à la charge du propriétaire.
La quote-part de votre lot dans les frais de gardien de l'immeuble s'élève à 600 € sur l'année. Le gardien assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles : vous pouvez récupérer 75 %, soit 450 €, auprès de votre locataire. S'il n'assurait que l'une des deux tâches, la part récupérable serait de 40 %, soit 240 €.
Le système de provisions sur charges est le plus répandu. Le locataire verse chaque mois ou trimestre une somme estimée, en plus du loyer. Ce montant est calculé à partir du budget prévisionnel de copropriété ou des dépenses constatées lors de la précédente régularisation.
Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation : si les provisions dépassent les charges réelles, le trop-perçu est remboursé au locataire ; dans le cas contraire, le locataire règle le solde dû. Ce système garantit une certaine souplesse mais exige une gestion rigoureuse et la production des justificatifs des charges.
Cette méthode, encadrée par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, s'applique en location nue et peut aussi être retenue en location meublée.
Dans les baux meublés et les baux de colocation, il est possible de prévoir un forfait de charges. Dans le cadre d'un bail mobilité, les charges sont obligatoirement récupérées sous la forme d'un forfait. Son montant est inscrit dans le bail et n'est pas régularisé en fin d'année.
Cette simplicité séduit souvent bailleurs et locataires. En revanche, le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles, sous peine de contestation.
L'individualisation des compteurs (eau, chauffage, électricité) permet de facturer directement chaque locataire sur sa consommation réelle.
Le télé-relevé, de plus en plus utilisé en copropriété, automatise le suivi et réduit les litiges. Les frais de relevé ainsi que la location et l'entretien des compteurs figurent en principe parmi les charges récupérables, tandis que leur installation ou leur remplacement reste à la charge du bailleur.
Comment calculer les charges locatives ? Dans une copropriété, la provision sur charges se calcule en priorité sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale. Hors copropriété, le bailleur s'appuie sur les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation.
Ces bases de calcul permettent d'anticiper au mieux les frais récurrents comme le chauffage collectif, l'entretien des parties communes ou la taxe d'ordures ménagères. En cas de hausse importante, consultez notre article sur l'augmentation des charges locatives.
Les provisions varient fortement selon la taille et le type de logement, l'ancienneté du bâtiment et la présence d'équipements collectifs (ascenseur, chauffage central, espaces verts, gardien). Il est donc préférable de s'appuyer sur les dépenses réelles de l'immeuble plutôt que sur une moyenne générale.
En copropriété, les provisions sur charges sont calculées en fonction des tantièmes détenus par chaque lot.
Des clés de répartition spécifiques peuvent s'appliquer : charges d'ascenseur réparties selon les étages, charges de chauffage collectif selon les relevés de consommation ou la surface habitable.
Ces règles, prévues par le règlement de copropriété, permettent une répartition proportionnelle des charges entre les lots.
Le bailleur doit adresser un décompte des charges par nature au moins un mois avant la régularisation. Ce document distingue les charges récupérables sur locataire de celles restant à la charge du propriétaire et précise, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.
Le locataire a le droit de consulter les factures, contrats d'entretien et relevés de consommation. Lorsque l'immeuble dispose d'un chauffage ou d'une production d'eau chaude collectifs, le décompte est accompagné, le cas échéant, d'une note d'information sur les modalités de calcul de ces charges.
Le propriétaire dispose en principe d'un délai de trois ans pour réclamer des charges impayées. De son côté, le locataire peut demander le remboursement de charges indues pendant trois ans, délai de prescription applicable en matière locative.
La régularisation des charges aboutit soit à un remboursement, soit à une demande de complément. Si les provisions ont excédé les charges réelles, le bailleur doit restituer le trop-perçu au locataire.
Si elles sont insuffisantes, il peut réclamer la différence au locataire. En cas de forfait de charges (location meublée, colocation ou bail mobilité), aucune régularisation n'est possible : le montant fixé dans le bail reste définitif, mais peut être révisé chaque année comme le loyer, si le bail le prévoit.
Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un étalement des sommes réclamées sur une période de douze mois, en plus du paiement du loyer habituel. Ce dispositif, prévu par la loi, vise à éviter un règlement brutal de fortes sommes.
En cas de contestation, le locataire peut demander à consulter les justificatifs des charges et, si nécessaire, saisir gratuitement la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice. À défaut d'accord, le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire peut être saisi ; pour un litige inférieur ou égal à 5 000 €, une tentative préalable de résolution amiable est en principe obligatoire.
Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article sur la régularisation des charges côté locataire.
Le bailleur doit préciser, dans le décompte des charges, chaque poste de dépense récupérable ainsi que la part imputable au propriétaire.
Les justificatifs incluent notamment les factures, contrats d'entretien, relevés de consommation et avis de taxe foncière pour la TEOM. Ce niveau de détail permet d'éviter les abus et de sécuriser la régularisation des charges.
Le propriétaire doit conserver les pièces justificatives des charges et les tenir à la disposition du locataire pendant une durée de six mois après l'envoi du décompte.
Cette période correspond au délai durant lequel le locataire peut demander à les consulter, généralement chez le bailleur ou auprès du syndic. Cela constitue une garantie supplémentaire de transparence.
À la demande du locataire, le bailleur est tenu de lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par voie dématérialisée ou par voie postale. Ce récapitulatif lui permet de vérifier plus facilement le détail des sommes réclamées.
Si la loi autorise le bailleur à refacturer au locataire certaines dépenses courantes via les charges récupérables, d'autres frais restent exclusivement à sa charge. Les charges non récupérables traduisent la responsabilité du bailleur quant à la conservation et à la valorisation de son patrimoine immobilier.
Les dépenses de gros entretien ou de rénovation structurelle ne peuvent pas être imputées au locataire. Il s'agit par exemple du ravalement de façade, de la réfection de toiture, du remplacement complet d'un ascenseur ou encore de la mise aux normes énergétiques. Ces travaux, qui contribuent à la valeur de l'immeuble, relèvent du propriétaire.
Les honoraires du syndic de copropriété, les frais de gestion administrative, les dépenses liées à la tenue des assemblées générales ou encore les frais de contentieux restent à la charge du bailleur. Ces coûts ne figurent pas dans la liste du décret et ne peuvent donc pas être récupérés, même si le bail le prévoit.
L'assurance de l'immeuble souscrite par le propriétaire ou le syndicat de copropriété, de même que l'assurance propriétaire non occupant (PNO), ne figurent pas dans la liste des charges récupérables sur locataire.
De la même manière, les réparations majeures comme le remplacement d'une chaudière collective ou d'une canalisation principale sont supportées par le bailleur.
À noter :
Pour distinguer clairement ce qui est récupérable, déductible ou amortissable au régime réel, consultez notre article sur les charges LMNP déductibles, amortissables et récupérables.
Tous ces postes, absents de la liste du décret de 1987, restent à la charge du bailleur.
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Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe une liste limitative des charges récupérables, organisée en huit rubriques : ascenseurs, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes intérieures, espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, ainsi qu'impositions et redevances comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. (Source : legifrance.gouv.fr)
Le montant des provisions se calcule à partir du budget prévisionnel de copropriété ou, à défaut, sur la base des résultats arrêtés lors de la précédente régularisation. Il doit correspondre aux charges prévisibles pour éviter un trop-perçu important à restituer au locataire ou un solde élevé lors de la régularisation.
Le bailleur doit adresser un décompte des charges par nature un mois avant la régularisation, puis tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois. Il dispose en principe de trois ans pour réclamer des charges impayées. (Source : service-public.gouv.fr)
Les gros travaux (ravalement, toiture, remplacement d'ascenseur), les honoraires de gestion, les assurances du propriétaire et les frais de syndic sont exclus de la liste. Ils doivent être assumés par le bailleur et ne peuvent pas être imputés au locataire.
Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur 12 mois, afin de ne pas supporter une charge trop lourde en une seule fois. (Source : service-public.gouv.fr)
Le délai de prescription est en principe de trois ans pour les charges locatives. Le bailleur dispose de ce délai pour réclamer des arriérés de charges, tandis que le locataire peut demander le remboursement de charges indues sur la même période.
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